ガンガン仕事を終わらせるための「集中タスクメソッド」

01.終わらないタスクを、終わらせるための技術

あなたは昨日、予定どおりにタスクを終えることができましたか? 帰りたい時間に帰宅できましたか? 仕事でもプライベートでも、本当にやりたいコトに時間を割いていますか――。

社会の高度化やテクノロジーの進化に伴い、私たちの仕事はあらかじめ決まった内容をこなすようなものではなく、自分で自分のタスクを定義して進めていくスタイルが主流になっています。また、コミュニケーションや情報入手の時間的な制約がなくなったため、仕事の速度は速くなり、こなさなければならないタスクの量も飛躍的に増加しました。

そんな中、やるべきことに悩んだり、突発的なコミュニケーションに邪魔をされたりして、本当に今やるべきことに集中して取り組むことが難しい状況になっています。

この困難を乗り越えるために、JINS MEME は「集中タスクメソッド」を開発しました。このメソッドは仕事を効率よく終わらせたい方に、「すぐ集中状態に入れて、目の前のタスクをガンガン終わらせる方法」を提供するものです。

02.集中ってどういう状態?

JINS MEME の定義する「集中」とは、基本的にシングルタスクを効率的にこなしているときの状況。つまり、一つのことに没頭して取り組んでいる状態です。逆に言えば、「集中できない」という問題は、たくさんのタスクを一つひとつ処理しようとしていないことから起こります。それができれば、誰でも集中して作業ができ、効率を上げられるはずなのです。

仕事を効率よくこなせば、時間が生み出され、諦めていたことやチャレンジしたかったことにも取り組めるようになります。このメソッドは、仕事や人生を楽しく充実したものに変えるのです。

03.集中タスクメソッド、シンプルな「3つの原則」

「集中タスクメソッド」を実施するために必要なことは、以下の3つを決めて取り掛かる、それだけです。

  1. 何を:やることを「具体的に」決める
  2. どのぐらい:タスク完了となるゴールを数量で決める
  3. いつまでに:締め切りの時間を決める

このメソッドは、いつもの時間/場所で無理なく活用できて、上達している実感と頑張った成果が目に見える形で提供されます。以下、決めなければならない3つの条件のポイントです。

1. やることを「具体的に」決める

いざ仕事に着手しようとした時、「さて何から始めよう……」と手を止めて考え込んでしまった経験がある方は多いのではないでしょうか? 実は、集中とやる気は最初からあるわけではなく、作業を始めて脳が動き出したときから発生します。悩む時間を作ることなく、短い空き時間で集中に入るために、必ず「具体的に」タスクを分解しておきましょう。

その際には分解したタスクが「25分以内で終わる」「終わりの予想がついている(完了した状態が決まっている)」「プロセス(手順)の予想がついている」――ことに留意します。

2. タスク完了となるゴールを数量で決める

必ず「これでこのタスクは完了」となるゴールを数量で設定します。ゴールを迎えたかどうかをはっきりさせるためです。作業をやり残した状態では、私たちの脳はずっとやり残した作業のことが気にかかり、他のことに取りかかれなくなる「ツァイガルニック効果」が現れてしまいます。これを防ぐために一つひとつの作業を完了させ、次の作業に取り掛かることが大切です。

3. 締め切り時間を決める

締め切りを具体的に設けることで、精神的負荷がかかり、目の前の作業に没頭しやすくなります。細かく時間を区切って適切に休憩を取り、緊張と集中を持続させましょう。そのためのコツとして、「ポモドーロテクニック(25分の作業時間と5分の休憩を繰り返すことで、長時間集中して作業するリズムを作り出すメソッド)」でも使われる25分を目安にして、その時間で終わるタスクをやりきるところから始めるのがオススメです。

例えば、「〇〇企画書作成」というタスクの場合、ゴールを以下のように設定します。25分の作業と5分の休憩により、全体では150分=2.5時間で終わる見通しがつきます。

いつもの職場、移動中の電車や飛行機の中、カフェ、自宅、ちょっとした空き時間――集中タスクメソッドは、いつでもどこでもできる仕事術です。このメソッドを習得できれば、仕事の効率はどんどん上がっていくはず。もしかしたら、あなたのまわりにいる「仕事ができる人」は、こうしたメソッドを無意識のうちに実践しているかもしれません。

集中タスクメソッドで「仕事をガンガン終わらせる力」を身に着け、充実した毎日を楽しみましょう。